Contenido del Cumplimiento del Canal de Denuncias
Política del Sistema Interno de Información
MODELO DE CUMPLIMIENTO Y PREVENCIÓN DE RIESGOS PENALES
POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN DE PROA SUR S.L.
1. Introducción
De acuerdo con los principios y valores de PROA SUR S.L. (en adelante, PROASUR), todas y cada una de las personas que trabajan en el Grupo o que actúen en su representación deben comportarse con integridad y cumplir con la legislación y normativa interna que les resulte de aplicación a su actividad profesional. Además, es necesaria su cooperación para evitar o detectar comportamientos irregulares, incumplimientos de las normas o conductas no íntegras.
Por ello, todas las personas trabajadoras y el personal directivo (en adelante, «personas de PROASUR») tenemos el deber de comunicar cualquier irregularidad o acto contrario a la legalidad o a las normas internas que conozcamos o tengamos sospecha motivada a través del Canal de Denuncias. Además, se promueve que los terceros con los que nos relacionamos en el Grupo (proveedores, colaboradores, agentes, etc., en adelante «Terceros») usen igualmente el formulario del Canal de Denuncias.
Con ello mejoramos nuestro entorno profesional, nuestra cultura ético-corporativa y nuestro compromiso con el cumplimiento de la legislación y normas internas del Grupo, especialmente con nuestra Política de Cumplimiento y Prevención de Riesgos Penales.
En definitiva, el presente documento se configura como la Política del Sistema Interno de Información de PROASUR (en adelante, también la «Política»), que pretende formalizar los principios y garantías del Canal implementado formalmente en el año 2023 y cuyo funcionamiento se rige por el Procedimiento de gestión del Sistema Interno de Información que desarrolla la presente Política y se actualiza de manera periódica.
2. Personas sujetas a esta Política
La presente Política es de aplicación a todas las personas de PROASUR y a las sociedades que integran el Grupo.
Adicionalmente, se incluye en el ámbito de aplicación de la Política a cualquier persona, física o jurídica, que haya tenido, tenga o pueda tener una relación profesional, o en el marco de un contexto profesional, con PROASUR (en adelante, los «Terceros»).
3. Ámbito de aplicación objetivo
¿Qué puedo denunciar?
Con arreglo a la presente Política, las personas de PROASUR y los Terceros pueden comunicar el conocimiento o sospecha motivada de conductas irregulares o infracciones de la legislación y de la normativa interna de PROASUR. El detalle de los incumplimientos que pueden denunciarse se recoge en el Procedimiento de gestión del Sistema Interno de Información.
Asimismo, el Sistema Interno de Información también puede utilizarse para denunciar posibles casos de acoso laboral, activándose en tales supuestos el procedimiento específico correspondiente. Los casos de acoso sexual o por razón de sexo se tramitan a través del Protocolo específico de Proasur para la prevención y actuación en estos casos, disponible en la intranet corporativa. En cualquier caso, los Responsables del Sistema pondrán en conocimiento de la comisión o equipo instructor correspondiente los hechos y elementos necesarios para instruir la denuncia, evitando en todo momento la revelación de la identidad de la persona informante o cualquier información que permita deducirla, salvo autorización expresa o requerimiento judicial. Esta transmisión se realizará bajo los principios de minimización de datos, proporcionalidad y confidencialidad, conforme a la Ley 2/2023, el RGPD y la LOPDGDD.
En el supuesto de haber tramitado la denuncia con la incorporación de datos personales del denunciante y/o haber aportado datos de terceros, los mismos serán tratados de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6.1.c) y e) del RGPD. Con la finalidad de garantizar la máxima seguridad de la persona informante, el canal de denuncias no guarda ninguna información distinta a la manifestada en la propia denuncia.
¿Qué no debo denunciar?
No deben denunciarse a través del Sistema Interno de Información las siguientes cuestiones:
- Quejas por impago de facturas o pagos no recibidos
- Quejas relacionadas con cuestiones de naturaleza laboral (por ejemplo, pago de nóminas, evaluación del desempeño, horarios, etc.)
- Conflictos interpersonales que afecten únicamente al denunciante y al denunciado, a menos que estén relacionados con algunos de los aspectos regulados en esta Política
- Rumores o denuncias que carezcan manifiestamente de fundamento
- Situaciones de emergencia que requieran una gestión inmediata, tales como una amenaza para la vida o la propiedad
- Dudas, consultas o sugerencias, que deben tramitarse a través del buzón de sugerencias en la dirección: canaletico@proasur.com
No obstante, el Sistema Interno de Información está siempre disponible en caso de que las alternativas anteriores no resuelvan el asunto de forma eficaz y satisfactoria.
4. Mecanismos para denunciar
PROASUR ha implementado un Canal de Denuncias, disponible en la página web corporativa www.proasur.com. El Canal cuenta con medidas para preservar la seguridad e integridad de la información y asegurar el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos, pudiendo únicamente acceder al Canal el personal debidamente autorizado.
En todo caso se llevará a cabo un proceso de investigación independiente, imparcial y eficaz, y se informará a la persona denunciante sobre el progreso y el resultado del mismo de forma confidencial.
5. Principios y garantías del Sistema Interno de Información
Legalidad e integridad: el Sistema Interno de Información y la tramitación de las denuncias y consultas, sea cual sea la vía utilizada para su presentación, se rige por la legislación vigente, la presente Política y el Procedimiento de gestión del Sistema Interno de Información de PROASUR.
Accesibilidad: el Canal de Denuncias y cualesquiera otros canales que integren el Sistema tendrán fácil acceso y publicidad suficiente, a través de la web corporativa.
Trazabilidad e independencia: las comunicaciones serán tramitadas y registradas conforme a la legislación y a esta Política. Los Responsables del Sistema son quienes reciben las denuncias y se encargan de su tramitación, actuando en todo momento de forma independiente respecto a las funciones de negocio, y disponiendo de los medios personales y materiales necesarios para llevar a cabo dichas funciones.
Anonimato: se garantiza el anonimato de quienes deseen no proporcionar su identidad al presentar una denuncia. En todo caso, se garantizará la confidencialidad de la información y datos de carácter personal, tanto si la persona se identifica como si lo hace de forma anónima.
Buena fe: las comunicaciones deben realizarse de buena fe y tratar sobre hechos ciertos, lo que implica creer que lo denunciado es veraz, aunque después se compruebe que la información era equivocada, y sin perjuicio de inexactitudes u omisiones involuntarias.
Transparencia: la presente Política es pública, accesible en la página web e intranet de PROASUR. Se comunicará y formará a las personas de PROASUR sobre su contenido.
Derecho de defensa y presunción de inocencia: PROASUR garantiza el derecho de defensa y a la presunción de inocencia de todas las personas sobre las que se presente una denuncia, así como cualquier otro derecho y garantía que corresponda.
No represalias, protección y apoyo: siempre que las denuncias o consultas se presenten de buena fe y conforme a esta Política, no se emprenderán acciones disciplinarias contra quienes colaboren en la comunicación o gestión de irregularidades. PROASUR velará para que las personas perjudicadas que denuncien tengan el apoyo necesario de acuerdo con la normativa.
Confidencialidad: cualquier información aportada será tratada con la máxima confidencialidad. Los datos únicamente podrán facilitarse en caso de exigencia legal, petición razonada de la Autoridad Competente, o cuando los Responsables del Sistema entiendan necesaria su comunicación a Recursos Humanos u otras áreas para investigar los hechos o aplicar medidas correctoras, tratando en todo caso de preservar la identidad de la persona denunciante.
Protección de datos de carácter personal: se respetará en todo caso la legislación en materia de protección de datos, siendo aplicable la Política de Privacidad del Canal de Denuncias sobre el tratamiento de los datos obtenidos a través del Sistema.
6. Canales externos para la denuncia de irregularidades
De acuerdo con la legislación aplicable, se han designado autoridades públicas competentes a las que se pueden denunciar incumplimientos normativos, ya sea directamente o previa comunicación a través del Canal de Denuncias de PROASUR — en particular, la Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.A.I.).
Los canales de denuncia externos garantizan la confidencialidad y anonimato de la identidad y datos de la persona denunciante y de otras personas afectadas, y aplican medidas de protección y apoyo.
7. Responsables del Sistema de Información
El Órgano de Administración de la sociedad ha designado un Responsable del Sistema Interno de Información, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Cualquier persona de PROASUR está obligada a colaborar con el Responsable del Sistema en los términos de la presente Política y sus normas de desarrollo.
En todo caso, el Responsable del Sistema actuará con autonomía e independencia de cualesquiera otros organismos, comités, comisiones o personal de PROASUR. En caso de que una comunicación afecte al propio Responsable del Sistema o a la Dirección de la Sociedad, el Responsable se abstendrá de su tramitación, procediéndose a designar puntualmente a un profesional externo independiente para su gestión. En todo caso, la persona denunciante podrá dirigirse directamente al canal externo de la Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.A.I.).
8. Aprobación, publicación y entrada en vigor
Esta Política ha sido aprobada por el Órgano de Administración de PROASUR, entrando en vigor en este mismo momento. Se mantendrá publicada en el Canal de Denuncias, comunicándose a todas las personas de PROASUR.
Anexo I — Protocolo de Prohibición de Represalias
9. Anexo I — Protocolo de Prohibición de Represalias
Objeto
El presente Protocolo de Prohibición de Represalias (en adelante, el «Protocolo») tiene como principal objetivo la protección de las personas denunciantes que presenten una denuncia o consulta a través de los canales comprendidos en el Sistema Interno de Información de PROASUR, con respecto a posibles represalias, incluidas las amenazas de represalia y tentativas de represalia. Asimismo, el Protocolo pretende establecer un marco de protección que pueda abordar eficazmente situaciones de riesgo y proteger a las personas que denuncien de buena fe de dichas represalias.
Ámbito de aplicación
El presente Protocolo resulta de aplicación a todas las personas sujetas a la Política del Sistema Interno de Información de PROASUR.
Adicionalmente, las medidas de protección previstas en el presente Protocolo serán igualmente aplicables:
- Si la persona denunciante es un trabajador de PROASUR, a las personas de la compañía que asistan en el proceso de presentación, gestión e investigación de la denuncia
- A personas físicas relacionadas con la persona denunciante que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares (ascendientes y descendientes, cónyuges o parejas de hecho, y hermanos)
- A las personas jurídicas para las que la persona denunciante trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral, o en las que ostente una participación significativa
Concepto de represalia
A los efectos del presente Protocolo, se entiende por «represalia» cualquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de personas informantes, y siempre que tales actos u omisiones se produzcan mientras dure el procedimiento de investigación o en los dos años siguientes a su terminación. Se exceptúa el supuesto en que dicha acción u omisión pueda justificarse objetivamente en atención a una finalidad legítima y que los medios para alcanzar dicha finalidad sean necesarios y adecuados.
Se considerarán represalias, entre otras, las que se adopten en forma de:
- Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral, incluyendo la no renovación o terminación anticipada de un contrato temporal, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo
- Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo
- Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional
- Inclusión en listas negras o difusión de información que dificulte o impida el acceso al empleo
- Anulación de una licencia o permiso
- Denegación de formación
- Discriminación, o trato desfavorable o injusto
- Cambios de centro de trabajo o desplazamientos no justificados
- Modificaciones perjudiciales de las funciones y responsabilidades laborales
- La no contratación del candidato denunciante
Medidas de protección frente a represalias
Condiciones para la protección
Se aplicará el régimen de protección previsto en este Protocolo siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
- La comunicación o denuncia se haya presentado cumpliendo los requisitos previstos en el Procedimiento del Sistema Interno de Información
- La persona denunciante tenga motivos razonables para pensar que la información denunciada es veraz en el momento de presentar la denuncia, aunque no haya podido aportar pruebas concluyentes
Quedan expresamente excluidos de protección quienes informen de:
- Información que ya esté completamente disponible para el público
- Denuncias que resulten inadmitidas conforme al Procedimiento
- Información relacionada con conflictos interpersonales que afecten únicamente a la persona denunciante y denunciada
- Meros rumores
- Información relacionada con infracciones no incluidas en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias
Evaluación del riesgo de represalias
Cuando se reciba una comunicación, los Responsables del Sistema evaluarán el riesgo de posibles represalias para la persona denunciante y otras partes involucradas, considerando criterios como: la probabilidad de garantizar la confidencialidad de la identidad; quién más tiene conocimiento de la denuncia; si la naturaleza de la información revela la identidad de la persona denunciante; si existen ya amenazas o represalias; y la relación de la persona denunciante con el sujeto denunciado.
En función de esta evaluación, se implementarán estrategias y acciones para prevenir represalias, atendiendo al caso concreto (reforzar la protección de la identidad, mantener diálogo continuo con la persona denunciante, recordar a los denunciados la prohibición de represalias, adoptar medidas cautelares con el apoyo de Recursos Humanos, etc.). Esta evaluación se revisará a lo largo de las distintas fases del proceso.
Medidas de protección
A fin de proteger a las personas denunciantes, se aplicarán las medidas de protección que resulten oportunas, entre ellas:
- Anonimato y confidencialidad: la persona denunciante podrá, a su libre elección, identificarse o presentar su denuncia de manera anónima. Como garantía adicional, PROASUR hace constar que los datos identificativos de quien decida identificarse no están comprendidos en el alcance del derecho de acceso que pueda ejercer la persona denunciada; por ello, esta, como regla general, no conocerá la identidad de la persona denunciante. Todas las personas que, por razón de sus funciones, tengan conocimiento de las comunicaciones, están obligadas a guardar secreto profesional sobre esta identidad, siendo su incumplimiento una infracción muy grave.
- Seguimiento periódico: los Responsables del Sistema realizarán un seguimiento periódico de las condiciones laborales de la persona denunciante mediante reuniones periódicas, durante la tramitación de la denuncia y, especialmente, tras su archivo, para verificar que no se haya producido ninguna represalia. Se podrán valorar medidas temporales o permanentes de protección (cambio de ubicación, de departamento, de supervisor, etc.).
- Si se constatase que se han adoptado represalias, además de las medidas disciplinarias oportunas contra sus autores, se restituirá a la persona denunciante a su situación previa (puesto, salario, responsabilidades, acceso a promoción/formación denegados, ofrecimiento de disculpas, indemnización de daños y perjuicios, etc.).
- Terceros externos a PROASUR: se realizará, en su caso, un seguimiento de la relación mercantil con el socio de negocio que hubiera denunciado, para garantizar la ausencia de represalias como la terminación anticipada de contratos.
Cualquier persona comprendida en el ámbito de este Protocolo que sufra represalias, amenazas o tentativas de represalia estará legitimada para solicitar la protección de la autoridad competente, además de la protección de PROASUR.
Medidas de apoyo
Si bien la Ley 2/2023 únicamente obliga a la Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.A.I.) a la prestación de medidas de apoyo, PROASUR velará por facilitar, en la medida de lo posible y según las circunstancias de cada denuncia:
- Información sobre los procedimientos y recursos disponibles para la protección frente a represalias, así como sobre los canales de denuncia externos
- Apoyo psicológico y/o financiero
- Asistencia jurídica en los procesos judiciales en los que pueda verse afectada la persona denunciante
Estas medidas responderán a las circunstancias de cada caso, pudiendo aplicarse otras adicionales para garantizar una protección rápida y efectiva.
Plazos de protección
Cualquier persona comprendida en el ámbito de este Protocolo que sufra represalias, amenazas o tentativa de represalia estará legitimada para solicitar protección en el plazo de dos años. El seguimiento de la persona denunciante se realizará, al menos, durante ese mismo plazo, salvo que las circunstancias requieran un período mayor.
Incumplimientos del Protocolo
En caso de sufrir represalias, o tener sospecha o conocimiento de su adopción respecto a otra persona, se deberá informar inmediatamente a los Responsables del Sistema a través del Canal de Denuncias, para que se pueda analizar el caso y adoptar las medidas adecuadas para prevenirlas o subsanarlas, sin perjuicio de cualesquiera otras acciones disciplinarias o legales a que pudiera haber lugar.
Si se confirma la adopción de represalias, sus autores serán objeto de investigación y, en su caso, de sanción disciplinaria conforme a los procedimientos establecidos, o se aplicarán las acciones que en Derecho pudieran corresponder.